Als u in de regel 50 medewerkers of meer in dienst hebt moet u per 1 juli 2016 een interne klokkenluidersregeling hebben. Dit is het gevolg van de Wet Huis voor de Klokkenluiders  die per 1 juli 2016 in werking treedt en de hoofdlijnen daarvan volgen hieronder en ook kunt u een model Klokkenluidersregeling downloaden.

Wat is het Huis voor de Klokkenluiders?
Het zogenaamde Huis wil bescherming bieden aan klokkenluiders binnen de overheid en het bedrijfsleven: enerzijds waarborgt de Wet een behoorlijk onderzoek naar zo’n eventuele misstand, anderzijds worden medewerkers beschermd, zodat zij op veilige wijze het vermoeden van misstanden aan de orde kunnen stellen. De rechterlijke macht is van de Wet uitgezonderd; eventuele misstanden daar blijven dus achter gesloten deuren, maar dit past bij de scheiding der machten en de onafhankelijkheid van de rechtspraak die capabel moet worden geacht dergelijke zaken intern zelf op te lossen.

De Wet nerené snip advocatuur amsterdam_wet huis voor de klokkenluidersemt tot uitgangspunt dat medewerkers een vermoedelijke misstand eerst intern bij de werkgever melden en daarom is dus een interne klokkenluidersregeling verplicht. Kan dat in redelijkheid niet of resulteert dat niet tot een bevredigende oplossing dan kan de melder de kwestie aan het Huis voor de Klokkenluiders (afdeling Onderzoek; er is ook een afdeling Advies) voorleggen. Feitelijk is Huis voor de Klokkenluiders blijkens artikel 1 aanhef en sub a van de Wet synoniem voor de Nationale Ombudsman, die het onderzoek uitvoert.

De interne klokkenluidersregeling moet de volgende onderwerpen regelen:

  1. wat onder ‘vermoeden van een misstand’ wordt verstaan;
  2. hoe de organisatie omgaat met een melding van een vermoedelijke misstand;
  3. bij welke functionaris een vermoeden van een misstand kan worden gemeld;
  4. de vertrouwelijke behandeling van de melding;
  5. de mogelijkheid van de werknemer om een vertrouwenspersoon als adviseur in de arm te nemen;
  6. wanneer een eventuele misstand extern kan worden gemeld;
  7. informatie over de wettelijke bescherming van klokkenluiders.

Belandt een melding uiteindelijk bij het Huis voor de Klokkenluiders dan volgt onderzoek en wordt een rapport met concrete aanbevelingen uitgebracht. Daarover volgt hoor en wederhoor van de melder en de werkgever en daarna kan worden besloten het rapport openbaar te maken. Onderzoek is overigens alleen aan de orde indien het maatschappelijk belang ernstig in het geding is. Een greep uit de kas of de aanwending van een zakelijke tankpas voor privédoeleinden bijvoorbeeld kunnen misstanden zijn maar hebben niet per sé tot gevolg dat het maatschappelijk belang ernstig in de knel komt. In (semi)publieke organisaties die met overheidsgeld worden gesubsidieerd, zal dit waarschijnlijk eerder aan de orde zijn dan in private organisaties zonder overheidssubsidie.

Misstand
Het vermoeden van een misstand moet gebaseerd zijn op redelijke gronden en dus concreet worden onderbouwd door de melder, bijvoorbeeld door middel van e-mails, brieven, verslagen, foto’s et cetera.

Handelt een medewerker te goeder trouw inzake de melding dan geniet hij extra arbeidsrechtelijke bescherming: hij mag dan namelijk niet worden benadeeld door zijn werkgever. Niet qua arbeidsvoorwaarden en niet qua ontslag.  Artikel 7:658c wordt daartoe per 1 juli 2016 ingevoerd in het Burgelijk Wetboek.

De instemmingsprocedure bij de OR
De Ondernemingsraad heeft instemmingsrecht, waartoe artikel 27 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) per 1 juli 2016 wijzigt. De interne klokkenluidersregeling moet u dus ter instemming voorleggen aan de Ondernemingsraad. Het is een beetje vreemd dat dit instemmingsrecht pas per 1 juli 2016 in de WOR staat, want u moet immers tijdig vooraf die instemming vragen ten aanzien van een voorgenomen besluit inzake een klokkenluidersregeling. Aangezien de Wet Huis voor de Klokkenluiders per 1 juli 2016 in werking treedt, bent u op 1 juli a.s. simpelweg te laat. Echter, u kunt ervan uitgaan dat het nu al in de WOR geregelde instemmingsrecht ten aanzien van een klachtenregeling (in algemene zin dus) ook betrekking heeft op een interne klokkenluidersregeling. In die zin lijkt het instemmingsrecht van de OR nu dus toch wel al voldoende wettelijk afgedicht.

Let er bij het vragen van advies op dat de WOR de ondernemer verplicht het voorstel van een klokkenluidersregeling schriftelijk (en tijdig vooraf dus) aan de OR voor te leggen. Daarbij moet worden gemotiveerd waarom de ondernemer van plan is de klokkenluidersregeling in te voeren. Daarvoor kan aansluiting worden gezocht bij de invoering van de Wet en de beweegredenen die hiervoor zijn genoemd. De ondernemer moet op grond van de WOR minstens 1 keer in een overlegvergadering over de voorgestelde klokkenluidersregeling overleggen. Daarna dient de OR schriftelijk zijn besluit aan de ondernemer te berichten en de ondernemer moet dan z.s.m. zijn besluit laten weten aan de OR. Het instemmingsrecht is niet vereist indien de klokkenluidersregeling al is geregeld in een cao of publiekrechtelijke arbeidsvoorwaardenregeling. Geen instemming biedt de ondernemer de mogelijkheid vervangende toestemming aan de kantonrechter te vragen. Geen instemming en geen vervangende toestemming van de kantonrechter maken elk besluit van de ondernemer inzake de klokkenluidersregeling nietig; dat besluit wordt dan dus geacht niet te bestaan. De OR moet dan wel binnen 1 maand na de mededeling door de bestuurder van diens besluit een beroep doen op de nietigheid.

Model Klokkenluidersregeling
Mede met dank aan het Adviespunt Klokkenluiders dat per 1 juli 2016 opgaat in het Huis voor de Klokkenluiders treft u hier een model Klokkenluidersregeling aan. De modelregeling is uitvloeisel van de bestudering van regelingen die in de praktijk al bestonden. Uiteraard kan de modelregeling worden aangepast, zolang deze maar aan de wettelijke voorwaarden blijft voldoen. Het is zaak de modelregeling niet blindelings over te nemen. De modelregeling is op sommige punten wat ruimer dan waartoe de Wet organisatie verplicht en misschien wilt u dat niet. Zo is bijvoorbeeld in de modelregeling de mogelijkheid opgenomen ook vermoedens van onregelmatigheden – wat een softer criterium is dan misstand – intern te melden. Het kan zomaar zijn dat u daar beslist niet op zit te wachten. De meest essentiele afwijkingen ten opzichte van de Wet of de oorspronkelijke modelregeling zijn in dit bestand rood gearceerd.

Het is van belang een klokkenluidersregeling te hebben. Immers, op die manier regelt u dat intern stoom wordt afgeblazen bij vermeenden misstanden. Hebt u geen regeling, dan resteert een medewerker het meldpunt bij de Ombudsman en wellicht wil hij dan ook stoom afblazen in de media. Wilt u uw specifieke regeling laten checken en wellicht ook begeleiding bij de instemmingsaanvraag voor de OR? Het hoeft niet veel tijd en geld te kosten. Voor een paar honderd euro hebt u alles in kannen en kruiken.

Interesse of vragen over deze publicatie?
rene snip119Mail ons, stuur een direct message op
de Facebookpagina René Snip advocatuur
(ja, liken mag ook) of bel gewoon even naar kantoor.
Het telefoonnummer is: 020-7607799.
www.renesnip.nl

René Snip advocatuur
20 juni 2016